Политика Региональной спортивной общественной организации «Федерация шахмат» в городе Москве в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Назначение

Настоящий документ определяет политику Региональной спортивной общественной организации «Федерация шахмат» в городе Москве (далее по тексту – Федерация шахмат Москвы, ФШМ, Оператор) в отношении обработки персональных данных и конфиденциальности (далее по тексту - Политика).

Федерация шахмат Москвы осуществляя деятельность, направленную на достижение целей, определенных Уставом ФШМ, обеспечивает выполнение требований законодательства Российской Федерации, а также Устава и иных руководящих документов Общероссийской общественной организации «Федерация шахмат России» (далее по тексту – «ФШР»).

ФШМ при получении и использовании в рамках уставной деятельности информации, относящейся к физическими лицам и признаваемой законодательством Российской Федерации персональными данными, является Оператором персональных данных и обеспечивает защиту законных интересов субъектов персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Локальные акты ФШМ, в части касающейся обработки персональных данных, разрабатываются и принимаются на основе положений настоящей Политики и не могут ей противоречить. 

Настоящий документ является общедоступным и подлежит размещению на официальном сайте ФШМ.

При создании личного кабинета на сайте ФШМ персональные данные хранятся до момента их удаления субъектом персональных данных или в случае прекращения действия личного кабинета.

1.2. Основные понятия, используемые в Политике

- персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

- персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения, - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

- обработка персональных данных–любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе:

• сбор;
• запись
• систематизацию;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передачу (распространение, предоставление, доступ);
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение.

- автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

- распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

- предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных  данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

- блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

- уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

- обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

- информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

1.3. Основные права и обязанности Оператора и субъектов персональных данных. Права субъектов персональных данных

Субъекты в отношении их персональных данных, обрабатываемых ФШМ, имеют право на получение информации, касающейся обработки их персональных данных, в том числе содержащей:

1. Подтверждение факта обработки персональных данных оператором;
2. Правовые основания и цели обработки персональных данных;
3. Цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;
4. Наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;
5. Обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
6. Срок и обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
7. Порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
8. Наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
9. Иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.

Порядок реализации субъектами персональных данных их прав, а также перечень оснований, по которым доступ субъекта к его персональным данным может быть ограничен, определяются законодательством Российской Федерации.

Субъекты, персональные данные которых обрабатываются ФШМ, обязаны:

1. Предоставлять ФШМ достоверную информацию, а в случаях, когда достоверность предоставляемой информации имеет существенное значение для установленных Оператором целей сбора персональных данных – подтверждать предоставленную информацию документально, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и/или локальными актами ФШМ;
2. Сообщать в ФШМ об уточнении (изменении) своих персональных данных, если эти уточнения (изменения) имеют существенное значение для установленных Оператором целей сбора персональных данных.

2. Цели сбора персональных данных

1. Обработка ФШМ персональных данных осуществляется в следующих целях:
2. Разработка и реализация программы развития вида спорта «шахматы» в Российской̆ Федерации;
3. Организация и проведение чемпионатов, первенств и кубков Москвы, а также отборочных этапов к перечаленным мероприятиям по виду спорта «шахматы», а также, в установленном действующим законодательством порядке, международных и иных всероссийских и межрегиональных, региональных соревнований на территории г. Москвы;
4. Организация системы учета данных о спортсменах, занимающихся видом спорта «шахматы»;
5. Организация мероприятий по предотвращению допинга в спорте и борьбе с ним, борьбе с применением в спортивном соревновании недозволенных или нестандартных методов и приемов, а также специальных технических средств, специально созданных или модифицированных программ, или оборудования для получения преимущества над соперником, для повышения эффективности игровых действий̆ или облегчения игры (читерстве),а также в противодействии проявлениям любых форм дискриминации и насилия в спорте;
6. Рассмотрение вопросов, связанных с нарушением порядка проведения соревнований, обжалованием соответствующих решений, разрешение конфликтных ситуаций по вопросам спортивной̆ деятельности;
7. Установление системы мер по предотвращению противоправного влияния на результаты официальных спортивных соревнований и борьбе с ним в соответствии с требованиями действующего законодательства;
8. Организация системы подготовки спортивных судей̆ по виду спорта «шахматы», их аттестация и контроль за их деятельностью;
9. Организация подготовки организаторов спортивных мероприятий (соревнований) по виду спорта «шахматы», проведении их профессиональной̆ переподготовки, повышения квалификации и аттестации;
10. Обеспечение получения московским спортсменам, тренерам, арбитрам званий, разрядов и категорий в соответствии с критериями, стандартами и процедурами, устанавливаемыми Министерство спорта и Департаментом спорта г. Москвы;
11. Исполнение требований законодательства Российской Федерации, включая трудовое законодательство, налоговое законодательство, законодательство о бухгалтерском учете, законодательство о социальном обеспечении;
12. Обеспечение пропускного режима в помещения ФШМ.

3. Правовые основания обработки персональных данных

Правовыми основаниями обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми ФШМ осуществляет обработку персональных данных, в том числе:

• Конституция Российской Федерации;
• Гражданский кодекс Российской Федерации;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• федеральный закон от 4 декабря 2007 г. N 329-ФЗ "О физической культуре и спорте в Российской Федерации";
• федеральный закон от 27июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• приказ Министерства спорта РФ от 29 апреля 2015 г. N 464 "Об утверждении Порядка ведения системы учета данных о спортсменах, занимающихся видом спорта, развиваемым соответствующей общероссийской спортивной федерацией, и выдачи документов, удостоверяющих принадлежность к физкультурно-спортивной или иной организации и спортивную квалификацию спортсменов";
• Устав ФШМ и иные локальные акты ФШМ;
• иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти;
• согласие субъектов персональных данных на их обработку.

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

При сборе персональных данных ФШМ стремится минимизировать их содержание и объем для каждой категории субъектов персональных данных.

Объем обрабатываемых персональных данных для каждой категории определяется ФШМ на основе принципа соразмерности содержания и объема обрабатываемых персональных данных целям их сбора и обработки.

Биометрические данные ФШМ не обрабатываются, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

ФШМ не осуществляет обработку персональных данных специальных категорий, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, судимости.

В зависимости от целей, предусмотренных в разделе 2 настоящей Политики, в ФШМ могут обрабатываться персональные данные следующих категорий субъектов:

Спортсмены, тренеры, арбитры и преподаватели шахмат, организаторы спортивных мероприятий (соревнований) по виду спорта «шахматы»:

• фамилия, имя, отчество;
• фамилия, имя, отчество родителя (законного представителя) для несовершеннолетних;
• паспортные данные;
• свидетельство о рождении;
• дата рождения;
• пол;
• адрес регистрации (прописки), почтовый адрес;
• индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
• номер полиса обязательного медицинского страхования;
• идентификационный номер ФШР;
• идентификационный номер ФИДЕ;
• контактные данные;
• адрес электронной почты;
• коллектив (при наличии);
• спортивные звания и разряд;
• иные персональные данные, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Уставом ФШМ.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется ФШМ на основе принципов законности, целесообразности и обеспечения конфиденциальности.

Обработка персональных данных осуществляется ФШМ с согласия субъектов персональных данных    на    обработку    их    персональных данных.

Обработка    персональных данных осуществляется без согласия субъектов персональных данных исключительно в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.1. Согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных ФШМ дается субъектом персональных данных свободно, своей волей и в своем интересе. Для того, чтобы согласие на обработку персональных данных было конкретным, информированным и сознательным, ФШМ предоставляет субъекту персональных данных всю необходимую для этого информацию и дает соответствующие разъяснения.

Если согласие на обработку персональных данных дается представителем субъекта персональных данных, ФШМ проверяет полномочия данного представителя на дачу согласия от имени субъекта персональных данных.

При подготовке и проведении спортивных мероприятий, ФШМ предоставляет участникам или их уполномоченным представителям возможность ознакомления с настоящей Политикой, содержащей полную и актуальную информацию об условиях сбора и обработки ФШМ персональных данных участников спортивных мероприятий.

Подача участником или его уполномоченным представителем заявки на участие в спортивном мероприятии, а равно его участие в соревновании, признаются выражением конкретного, информированного и осознанного согласия подающего заявку участника (субъекта персональных данных) или его уполномоченного представителя на их обработку способами и в объеме, предусмотренных настоящей Политикой, включая их детальное описание в прилагаемых к Политике и являющихся ее неотъемлемой частью Согласии на обработку персональных данных и Согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.

В случае подачи субъектом персональных данных заявки на участие в спортивном мероприятии, организуемом ФШМ, согласие субъекта персональных данных или его уполномоченного представителя на их сбор и обработку в объеме, предусмотренном Политикой распространяется и на случаи последующего участия этого субъекта в спортивных мероприятиях, организуемых ФШМ.

При подаче заявки на участие в спортивном мероприятии участник вправе установить запреты на передачу (кроме предоставления доступа) этих персональных данных ФШМ неограниченному кругу лиц, а также запреты на обработку или условия обработки (кроме получения доступа) этих персональных данных неограниченным кругом лиц. Об установлении выше указанных запретов субъект персональных данных информирует ФШМ путем приложения к заявке письменного уведомления о категориях и перечне персональных данных, в отношении которых участник устанавливает условия и запреты на распространение и предоставление.

Проставляя галочку «о согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с условиями политики конфиденциальности, включая распространение данных в соответствии с установленными правилами, Пользователь тем самым дает свое согласие на обработку его персональных данных и включая распространение данных, указанных в Политике конфиденциальности.

Согласие является бессрочным, если иное не предусмотрено законодательством.

Согласие может быть отозвано субъектом персональных данных в любое время.

При отзыве согласия:

• обработка прекращается в течение 30 дней;
• данные подлежат уничтожению/обезличиванию;
• исключения: случаи, предусмотренные законом;

Автоматическое продление согласия:

• при продолжении использования услуг ФШМ;
• при подаче новых заявок на участие в мероприятиях;
• для несовершеннолетних - до достижения 18 лет.

5.2. Условия обработки персональных данных

5.2.1. Основные условия обработки персональных данных

Обработка персональных данных может осуществляться с помощью средств вычислительной техники (автоматизированная обработка) либо при непосредственном участии человека без использования средств вычислительной техники (неавтоматизированная обработка).

Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляется ФШМ с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

ФШМ не допускает передачу персональных данных третьим лицам без согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.2.2. Меры, применяемые для защиты обрабатываемых персональных данных

В целях обеспечения прав субъектов персональных данных и снижения рисков неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, ФШМ определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке, вырабатывает и реализует комплекс правовых, организационных и технических мер по защите хранимых и обрабатываемых персональных данных. Принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных, в том числе:

• принимает локальные нормативные акты и иные документы, устанавливающие требования к порядку обработки и защиты персональных данных;
• использует и совершенствует технические средства защиты информации;
• определяет работников, допущенных к обработке персональных данных, и назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах;
• организует хранение персональных данных, полученных через электронные формы сбора информации (включая Яндекс.Форму), с применением технических и организационных мер защиты, обеспечивающих их конфиденциальность и сохранность от несанкционированного доступа;
• организует обучение работников и повышение квалификации работников, осуществляющих обработку персональных данных;
• обеспечивает эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных и оценку уровня защищенности информационных систем персональных данных.

5.2.3. Срок хранения персональных данных

ФШМ осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше,  в течение необходимого для достижения целей обработки срока, а также: 

• при создании личного кабинета - до момента его закрытия/удаления;
• при наличии иных законных оснований для хранения.

5.3 Прекращение обработки персональных данных

Основаниями для прекращения ФШМ обработки персональных данных являются:

• достижение целей обработки;
• отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
• удаление личного кабинета пользователем;
• выявление неправомерной обработки персональных данных.

В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных ФШМ прекращает их обработку и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожает персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между ФШМ и субъектом персональных данных либо если ФШМ не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами.

В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение выше указанного срока, ФШМ осуществляет блокирование таких персональных данных и уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.

В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных ФШМ вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в части 2 статьи 9 Федерального закона «О персональных данных».

Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, прекращается ФШМ в любое время по требованию субъекта персональных данных. Данное требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта персональных данных, а также перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению.

6. Заключительные положения

ФШМ имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на официальном сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

Действующая редакция постоянно доступна на официальном сайте Федерации шахмат Москвы по адресу https://moscowchess.org/personal-data-policy.